Zakaj moja e-sporočila končajo med vsiljeno pošto?
Elektronska pošta je danes eno najpomembnejših komunikacijskih orodij. E-sporočila se uporabljajo v vsakdanjem poslovanju, pri obveščanju strank in za osebno dopisovanje. Ko sporočilo pristane v mapi vsiljene pošte, je velika verjetnost, da ga prejemnik sploh ne bo prebral. To povzroča težave pri sodelovanju, zmanjšuje učinkovitost in ustvarja slabo uporabniško izkušnjo.
Vsiljena pošta ni več zgolj vsiljevanje oglasov. Včasih med takšna sporočila zaidejo tudi legitimna obvestila, potrditve naročil ali pomembni dokumenti. Razlogi za to so pogosto tehnične narave ali povezani z zaznavanjem sumljivih vzorcev. V nadaljevanju pojasnjujemo, zakaj do tega prihaja in kako se temu izogniti.
Pomanjkanje overitvenih zapisov
Vsak strežnik, ki pošilja e-pošto, mora dokazati, da ima dovoljenje za pošiljanje v imenu določene domene. To se uredi z DNS zapisi SPF, DKIM in DMARC. Brez teh zapisov prejemni strežniki ne zaupajo pošiljatelju, zato sporočilo pogosto označijo kot sumljivo. Preverjanje teh podpisov je standarden postopek vsakega večjega e-poštnega sistema.
- SPF določa, kateri strežniki so pooblaščeni za pošiljanje sporočil iz vaše domene.
- DKIM zagotavlja digitalni podpis, ki potrjuje avtentičnost vsebine.
- DMARC pa prejemniku svetuje, kako ravnati s sporočili, ki ne opravijo preverjanja.
Vsi trije DNS zapisi skupaj močno vplivajo na dostavljivost e-pošte.
Sumljiva vsebina sporočila
E-poštni filtri niso osredotočeni zgolj na tehnične nastavitve, temveč tudi na besedilo sporočila. Vsebine, ki vsebujejo pretirane poudarke, velikokrat uporabljene besede s prodajnim nabojem ali preveč povezav, hitro sprožijo alarm. Filtri so programirani za prepoznavanje vzorcev, povezanih z vsiljeno pošto.
Tudi nenavadna uporaba oblikovanja, kot so velike črke, večbarvni tekst ali preveč slik, lahko zmanjša verodostojnost. Podjetja morajo biti pri pisanju e-sporočil previdna in naravna. Dobra praksa vključuje jasen jezik, pregledno obliko in dodajanje možnosti odjave v primeru promocijskih vsebin.
Pošiljanje z nezaščitenih strežnikov
Uporaba nestandardnih ali nepreverjenih poštnih strežnikov pomeni večje tveganje za zaznavo sporočila kot vsiljeno pošto. Prejemni strežniki spremljajo ugled IP naslova, iz katerega je bilo sporočilo poslano. Če ima strežnik slabo zgodovino, je verjetnost za filtriranje bistveno višja.
Tudi strežniki brez šifriranja ali z odprtimi vrati za anonimno pošiljanje so pod drobnogledom. Priporočljivo je, da se uporablja preverjena e-poštna infrastruktura z varnostnim certifikatom. Zanesljiv gostitelj bo zagotovil ustrezno tehnično nastavitev in zaščito pred zlorabo.
Pomanjkanje interakcije z uporabniki
Sporočila, ki jih prejemniki ne odpirajo, označujejo kot neželena ali brišejo brez branja, sčasoma izgubijo ugled. Strežniki prepoznajo, da naša sporočila ne sprožajo nobene interakcije in jih obravnavajo kot nezaželena.
Ta učinek se sčasoma stopnjuje, kar vpliva na celoten ugled domene, zato je smiselno redno preverjati, ali so prejemniki res zainteresirani. Uporabiti je treba segmentacijo seznama, personalizacijo vsebine in omogočiti enostavno odjavo. S tem se ohrani zdrav seznam kontaktov in izboljša zaznavanje legitimnosti poslanih sporočil.
Neustrezen naslov pošiljatelja in prejemnika
E-poštni naslovi, ki se ne ujemajo z domeno spletne strani ali vsebujejo neobičajne znake, sprožijo dodatne varnostne preglede. Uporaba brezplačnih e-poštnih naslovov, kot so @gmail ali @yahoo, pri pošiljanju poslovnih sporočil iz domenskih strani zmanjša verodostojnost.
Prejemni strežnik pogosto zazna neskladje in sporočilo premakne v mapo vsiljene pošte. Profesionalni naslov z lastno domeno poveča zaupanje in stabilnost komunikacije. Poleg tega je priporočljivo, da se pošiljatelj in odgovor naslavljata na isto domeno. To zmanjša možnost zaznavanja sumljivosti in omogoča večjo uspešnost pri dostavi sporočil.